2026-05-14 15:34:06
全国高校每年信息化投入数百亿元，但“系统买了一堆，师生还在用Excel传来传去”的困境依然存在。云南师范大学的实践，提供了一个不一样的样本——激活账号4.4万，月活跃用户4.2万，协作日活峰值突破1.3万。作为国产办公软件服务提供商金山办公“春芽计划”首批重点合作院校之一，这所百年师范院校以告别Excel痛点为突破口，在首个完整学年内完成从传统办公到数字化协同的全面升级。
云南师范大学是省部共建高校、国家中西部高校基础能力建设工程入选高校，拥有4万余名师生，其数字化实践对中西部高校具有特殊参照意义——这里没有一线城市的预算和技术团队，4万师生的真实体验，恰恰是教育数字化能否“下沉”的试金石。
该校网络与信息中心杨德强老师介绍，围绕教学协同、日常管理、学业反馈等场景，校方和金山办公做了多轮需求调研与方案优化，目前在课表自动化等方面实现突破。
课表数字化：4万师生告别手动录入
过去，师生需手动将整学期课程逐一录入手机日历，换设备需重新操作，教务系统移动端查看体验差，且缺乏上课提醒，师生容易出现记错时间、跑错教室的情况。
WPS日历与学校教务系统完成账号及数据对接后，课表数据自动同步更新。每日上午8点，系统自动向当天有课的师生推送课表信息，强化上课提醒。2025年11月28日，“云师大专属课表功能”正式上线，覆盖全校各年级各专业。
“以前每到开学，光录课表就要花一整个下午，现在打开WPS协作就能看到，调课也能实时更新。”一位大二学生反馈道。
离校管理：数据收集从两周压缩至两天
高校假期离返校管理一直是学工系统的“硬骨头”。云南师范大学原有流程是班长统计、班主任核实、辅导员汇总、学工处汇报。全校4万名学生，需协调100余名辅导员、900余名班主任，手动统计耗时一到两周，辅导员平均每天花费3小时处理统计工作，且无法快速提取“返乡地域分布”“留校人数”等关键数据。
借助WPS智能表单与多维表格，学校搭建统一的离校去向登记系统。学生通过WPS协作登录学校账号后填报，表单自动获取校园信息，提交后数据实时同步至多维表。权限分级管控更加清晰，学工处管理员可查看全校数据，辅导员仅能查看本院系数据，学生仅能查看本人信息。留校申请自动推送审批流程，逐级审核后报送后勤保卫处。
2025年元旦假期，系统首次试运行，全校4万名学生的信息收集、审批与统计仅用三天完成。辅导员从每天3小时的手动汇总中解放出来，只需确认多维表数据即可。根据留校学生人数，后勤部门可提前精准安排食堂开放、宿舍安保等保障工作。杨老师介绍：“往年我们用纸张和表格汇总至少要两周的工作，这次两天就完成了。”
值班登记：数据误删率从15%降至零
传统假期值班登记依赖微信群流转、Excel管理，换班信息易遗漏，全员可编辑导致误删篡改时有发生，值班人联系方式等敏感信息无法隐藏。
基于WPS多维表格，学校搭建了标准化值班模板，预设值班日期、值班人、联系方式、值班任务等字段，支持按人员、日期、部门筛选。通过权限管控，各学院负责人仅能操作本学院数据，学生处负责人可查看全校信息。日历视图直观展示每日值班安排，点击日期即可查看详细任务和联系方式。
目前，元旦、寒假值班登记全部从Excel迁移至多维表，数据误删、篡改率从此前的15%降至零，隐私泄露风险彻底解决。紧急情况下，管理员通过日历视图10秒内即可定位当天值班人联系方式，响应速度从“等群里回复”提升至秒级。
在协同办公之外，WPS AI的智能能力同样在改变师生的日常。
教师使用WPS灵犀快速生成教案大纲、整理学术文献;学生借助AI辅助完成论文排版与数据汇总。“以前写一份教学总结要半天，现在AI帮我搭好框架，我只需要补充教学思考。”一位青年教师表示。在2025年7月的教职工培训中，课后众多教师主动咨询灵犀及AI工具等实用功能，AI办公正从“尝鲜”走向“刚需”。
业内人士指出，高校信息化长期面临“重采购、轻运营”的困境——系统买了一堆，师生还在用微信群和Excel“打补丁”。云南师范大学的实践提供一个反例：数字化不是买来的，是用出来的。当课表自动推送、离校在线登记、值班一键可查成为日常，4万师生用脚投票的结果，比任何验收报告都更有说服力。
